Zentrale: neue Arbeitskultur

Unsere Zentrale befindet sich direkt am Kleinen Kiel im Herzen der Kieler Innenstadt. Dort erproben wir ganz neue Arbeitsformen und arbeiten mit rund 790 Beschäftigten in einem innovativen Flächen- und Belegungskonzept. Niemand von uns hat mehr einen festen Arbeitsplatz, sondern wir nutzen das Desksharing. Durchschnittlich teilen sich zehn Beschäftigte sieben Arbeitsplätze. Wir sind fast vollständig mobil ausgestattet. Telefoniert wird mit Softphone, ein Programm, das Telefonie über PCs ermöglicht.

Im Vordergrund steht das aktivitätsbasierte Arbeiten an unterschiedlichen Orten: Je nach Aufgabe können wir uns für ihre Erledigung das räumlich optimale Umfeld suchen. Zum Beispiel können sich Teams für informelle Besprechungen in den großzügigen Teeküchen treffen oder für formelle Meetings einen der vielen Besprechungsräume nutzen. Für konzentriertes Arbeiten können wir in Einzel- oder Zweierbüros arbeiten. Ein Fokusraum ist dafür auch noch in Planung. In der obersten Etage liegt unser Workcafé, wo wir mit Blick über die Dächer Kiels mit unseren Kolleginnen und Kollegen diskutieren, innovative Konzepte entwickeln oder einfach nur eine Pause genießen können.

Vorteile der neuen Arbeitsformen

Bei der Gestaltung unserer Zentrale war uns besonders wichtig, die Menge an Kommunikations- und Begegnungsfläche deutlich zu erhöhen. Ziel ist es, durch geplante oder zufällige Begegnungen Synergien zu erzielen und durch vermehrte Kommunikation die projektbezogene interdisziplinäre Zusammenarbeit zu intensivieren.

So erzielen wir noch bessere Arbeitsergebnisse und verbessern die Zufriedenheit unserer Kunden und Auftraggeber. Gleichzeitig senken wir durch die etwas geringere Bürofläche pro Person unsere Kosten für den Betrieb der Gebäude und reduzieren die CO₂-Emissionen, die der Dienstbetrieb verursacht.

Kulturwandel mit Beteiligung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Die Entscheidung für die neue Arbeitsform am Kleinen Kiel und der Umzug dorthin fielen mitten in die Corona-Pandemie. Uns war bewusst, dass dieser Kulturwandel nur gelingen kann, wenn wir alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Anfang an umfassend informieren und intensiv beteiligen. Weil wir Corona-bedingt keine Besichtigung der neuen Räumlichkeiten ermöglichen konnten, haben wir einen 360-Grad-Rundgang gedreht und zusammen mit Videobotschaften der Geschäftsführung, Fotos der Büros und Grundrissen im Intranet veröffentlicht.

Alle Abteilungen haben Delegierte gewählt, die in digitalen Workshops Flächenkonzepte besprochen, die Rahmenbedingungen für das Desksharing diskutiert und über die Möblierung der Teamflächen entschieden haben.

Die Delegierten dienten als Multiplikatoren und haben sich laufend mit ihren Abteilungen ausgetauscht. Die Geschäftsführung und das Projektteam haben regelmäßig in Videokonferenzen Fragen zum Desksharing, zum Mobilitätskonzept, zur IT-Ausstattung und zum Beteiligungsprozess beantwortet. Per Mail und im Intranet gab es immer wieder Updates und aktuelle Informationen.

Im Moment arbeiten wir noch überwiegend im Homeoffice. Erst nach der Corona-Pandemie werden wir alle gemeinsam in der Praxis erproben können, wie es ist, wenn man nicht mehr acht Stunden an demselben Schreibtisch und im eigenen Büro arbeitet.